Privacyverklaring — AMEZ B.V.

Lees dit vóór publicatie
Dit is geen juridisch advies. Deze tekst is geschreven op basis van de AVG, de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens en wat feitelijk in deze codebase staat. Hij moet vóór publicatie door een jurist worden nagelopen.
Elke [[AANLEVEREN: …]]-markering moet zijn ingevuld voordat deze pagina live gaat. Een privacyverklaring met een opengelaten bewaartermijn of een niet-benoemde verwerker voldoet niet aan art. 13 AVG. Vul niets in "omdat het gebruikelijk is" — vraag het na bij AMEZ of bij de leverancier.
Bronmateriaal: docs/seo-en-juridisch/juridisch-onderzoek.md (§A). Openstaande gegevens: docs/seo-en-juridisch/aan-te-leveren-door-amez.md (nrs. 1–11). Deze tekst wordt door taak G3-04 omgezet naar de route /privacyverklaring.

AMEZ B.V. · Laatst gewijzigd: [[AANLEVEREN: datum van publicatie]] · Versie [[AANLEVEREN: versienummer, bijvoorbeeld 1.0]]

In het kort

U kunt op deze website een afspraak aanvragen. Wij vragen daarvoor uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, gewenste datum en uw bericht.
Wij gebruiken die gegevens alleen om contact met u op te nemen en u een voorstel of offerte te doen. Meer niet.
Deze website plaatst geen cookies en gebruikt geen analytics of trackingsoftware. Daarom ziet u ook geen cookiebanner.
Wij verkopen uw gegevens niet en geven ze niet door aan derden voor reclame.
U kunt altijd vragen welke gegevens wij van u hebben, ze laten corrigeren of laten verwijderen. Stuur een e-mail naar [[AANLEVEREN: contactadres voor privacyverzoeken — informatie@amez-bv.com of een apart adres]].

Hieronder staat dit alles uitgebreid uitgelegd.

1. Wie zijn wij en hoe bereikt u ons

Deze privacyverklaring gaat over de website amez-bv.com en over het afspraakformulier op die website.

AMEZ B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die hieronder beschreven worden. Dat betekent dat wij bepalen waarvoor en hoe die gegevens worden gebruikt.

Statutaire naam	[[AANLEVEREN: statutaire naam van de B.V. zoals ingeschreven in het Handelsregister]]
Handelsnaam	AMEZ B.V.
Statutaire zetel	[[AANLEVEREN: statutaire zetel volgens de akte]]
Bezoek- en postadres	Schipholweg 103, 2316 XC Leiden
E-mail	informatie@amez-bv.com
Telefoon	06 87 59 60 32
KvK-nummer	94185921
Btw-identificatienummer	[[AANLEVEREN: btw-identificatienummer in de vorm NL…B01 — niet het omzetbelastingnummer]]

Functionaris gegevensbescherming. [[AANLEVEREN: bevestiging dat AMEZ geen functionaris gegevensbescherming heeft — zo ja, dan hier naam en contactgegevens]] Zolang AMEZ er geen heeft, hoort hier te staan: "AMEZ heeft geen functionaris gegevensbescherming. Voor vragen over privacy kunt u terecht bij het contactadres hierboven."

2. Welke gegevens wij verwerken

a. Het afspraakformulier. Als u het formulier op deze website invult, verwerken wij:

uw naam (verplicht);
uw telefoonnummer (optioneel);
uw e-mailadres (verplicht);
de door u gewenste datum (optioneel);
de inhoud van uw bericht (optioneel).

Wat u zelf in het berichtveld typt, verwerken wij ook. Zet er dus geen gegevens in die u liever niet per e-mail deelt.

b. De e-mailcorrespondentie die daarop volgt. Reageren wij op uw aanvraag, dan komt die briefwisseling in onze mailbox terecht en blijft daar staan.

c. Serverlogs. De server waarop deze website draait, legt technische gegevens vast over bezoeken: uw IP-adres, het tijdstip, de opgevraagde pagina en het type browser (user-agent). Dat gebeurt automatisch bij elk bezoek aan elke website; wij gebruiken die gegevens niet om u te herkennen of te volgen. [[AANLEVEREN: bevestiging welke gegevens de hostingpartij feitelijk logt — bij de hostingpartij navragen]]

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid, geloofsovertuiging of strafrechtelijk verleden) en vragen daar ook niet naar.

3. Waarvoor wij uw gegevens gebruiken en op welke grondslag

Wat wij doen	Waarom	Juridische grondslag
Uw aanvraag beantwoorden, contact opnemen en een offerte uitbrengen	Zonder uw naam en contactgegevens kunnen wij niet reageren	Art. 6 lid 1 sub b AVG: maatregelen op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst. Subsidiair sub f (gerechtvaardigd belang: het kunnen beantwoorden van een zakelijk verzoek)
U per e-mail een bevestiging sturen dat uw aanvraag is aangekomen	Zodat u weet dat uw bericht binnen is en kunt corrigeren wat niet klopt	Dezelfde grondslag als hierboven
De uitvoering van de opdracht, als het tot een opdracht komt	Afspraken nakomen, factureren, contact houden	Art. 6 lid 1 sub b AVG: uitvoering van de overeenkomst
Facturen en de bijbehorende administratie bewaren	Wij zijn dat wettelijk verplicht	Art. 6 lid 1 sub c AVG, in samenhang met art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen (fiscale bewaarplicht van zeven jaar)
Serverlogs bijhouden	Ons belang: een veilige en werkende website. Wij gebruiken de logs om storingen op te sporen en misbruik (zoals aanvallen op de server) te herkennen	Art. 6 lid 1 sub f AVG: gerechtvaardigd belang

Wij gebruiken uw gegevens niet voor reclame, nieuwsbrieven of profilering.

4. Met wie wij uw gegevens delen

Wij delen uw gegevens alleen met partijen die wij nodig hebben om de website en de e-mail te laten werken. Met elke partij die voor ons persoonsgegevens verwerkt, sluiten wij een verwerkersovereenkomst (art. 28 lid 3 AVG).

Partij	Rol	Status
Hostnet B.V.	E-mail en SMTP: het verzenden en ontvangen van de mails die uit het formulier voortkomen	[[AANLEVEREN: is de verwerkersovereenkomst met Hostnet opgevraagd en ondertekend gearchiveerd?]]
[[AANLEVEREN: naam en vestigingsland van de hostingpartij waar de website draait — Vercel, Hostnet of elders]]	Hosting van de website en de serverlogs	[[AANLEVEREN: is de verwerkersovereenkomst met de hostingpartij ondertekend gearchiveerd?]]

Verder delen wij gegevens alleen als wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld op vordering van een bevoegde autoriteit.

Wij verkopen uw gegevens niet en verstrekken ze niet aan derden voor marketingdoeleinden.

Deze website laadt niets bij externe partijen. De lettertypen worden vanaf onze eigen server geladen en de pictogrammen zitten als afbeelding in de pagina zelf. Er gaat dus geen IP-adres van u naar Google, Cloudflare of een ander extern netwerk. Wordt er ooit een extern script, lettertype of pictogram toegevoegd, dan hoort die partij hierboven in de tabel te komen en moet §5 opnieuw worden beoordeeld.

5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij geven uw gegevens in beginsel niet door buiten de Europese Economische Ruimte. De website laadt geen lettertypen, pictogrammen of scripts bij externe partijen, dus uw IP-adres gaat bij een bezoek niet naar een derde land.

Wat wel nog vastgesteld moet worden, is waar de website zelf draait: staat die server buiten de EER, dan is er alsnog sprake van doorgifte en hoort de grondslag daarvoor hier te staan. [[AANLEVEREN: in welk land staan de servers van de hostingpartij, en als dat buiten de EER is: op welke grondslag vindt die doorgifte plaats?]]

6. Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig. Per soort gegeven geldt:

Soort gegeven	Bewaartermijn
Aanvraag die niet tot een opdracht leidt (formulier en bijbehorende e-mails)	[[AANLEVEREN: bewaartermijn aanvragen zonder opdracht — één concrete termijn, bijvoorbeeld 12 maanden na het laatste contact]]
Aanvraag die wel tot een opdracht leidt	[[AANLEVEREN: bewaartermijn aanvragen met opdracht — meestal gekoppeld aan de fiscale bewaarplicht]]
Facturen en administratie	Zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht (art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen)
Serverlogs	[[AANLEVEREN: bewaartermijn serverlogs — bij de hostingpartij navragen]]

Na afloop van de termijn verwijderen wij de gegevens of maken wij ze onherleidbaar.

Niet invullen met "zolang als nodig". De Autoriteit Persoonsgegevens eist per categorie een concrete termijn of een concreet criterium. Dit is de belangrijkste markering in dit document.

7. Uw rechten

U hebt de volgende rechten. U hoeft geen reden op te geven en het kost u niets.

Inzage — u mag opvragen welke gegevens wij van u hebben en wat wij ermee doen.
Rectificatie — kloppen gegevens niet, dan corrigeren of vullen wij ze aan.
Verwijdering — u mag ons vragen uw gegevens te wissen. Soms mogen wij dat niet, bijvoorbeeld als de fiscale bewaarplicht ons verplicht een factuur te bewaren. Wij leggen dan uit waarom.
Beperking — u mag ons vragen het gebruik van uw gegevens tijdelijk stil te leggen, bijvoorbeeld terwijl wij een correctieverzoek behandelen.
Overdraagbaarheid (dataportabiliteit) — u mag de gegevens die u zelf aan ons hebt gegeven in een gangbaar digitaal bestandsformaat ontvangen.
Bezwaar — u mag bezwaar maken tegen verwerkingen die wij baseren op een gerechtvaardigd belang (zie §3).
Menselijke blik — u hebt recht op een menselijke beoordeling bij besluiten die uitsluitend geautomatiseerd tot stand komen. Zie §11: die maken wij niet.

Hoe u een verzoek doet. Stuur een e-mail naar [[AANLEVEREN: contactadres voor privacyverzoeken]]. Wij reageren binnen één maand (art. 12 lid 3 AVG). Is uw verzoek ingewikkeld, dan mogen wij die termijn met twee maanden verlengen; wij laten u dat dan binnen die eerste maand weten.

Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij u vragen uw identiteit aannemelijk te maken. Wij vragen daarvoor nooit om een kopie van uw identiteitsbewijs met daarop uw burgerservicenummer of pasfoto.

8. Toestemming intrekken

Verwerken wij gegevens op basis van uw toestemming, dan kunt u die toestemming altijd, kosteloos en zonder nadelige gevolgen intrekken. Wat wij vóór dat moment hebben gedaan, blijft rechtmatig.

Op dit moment vragen wij nergens om toestemming: alle verwerkingen op deze website lopen via een overeenkomst, een wettelijke plicht of een gerechtvaardigd belang (zie §3). Deze paragraaf wordt pas relevant zodra AMEZ bijvoorbeeld een nieuwsbrief of statistieken gaat gebruiken.

9. Een klacht indienen

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Neem eerst contact met ons op via [[AANLEVEREN: contactadres voor privacyverzoeken]] — meestal is het snel opgelost.

Komt u er met ons niet uit, dan hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl/klacht-indienen. U kunt ook naar de rechter stappen.

10. Bent u verplicht gegevens te geven?

Nee. U bent niet verplicht het formulier in te vullen en u kunt ons ook gewoon bellen of mailen.

Vult u het formulier wél in, dan hebben wij uw naam en uw e-mailadres nodig. Zonder die twee kunnen wij niet op uw aanvraag reageren; het formulier verstuurt dan ook niet. Uw telefoonnummer, de gewenste datum en het bericht zijn optioneel — ze helpen ons alleen om u sneller en gerichter te antwoorden.

Komt het tot een opdracht, dan hebben wij daarnaast de gegevens nodig die wij wettelijk in onze administratie moeten vastleggen (zoals uw factuurgegevens). Zonder die gegevens kunnen wij de overeenkomst niet uitvoeren.

11. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

AMEZ neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerking of profilering. Elke aanvraag wordt door een medewerker gelezen en beantwoord.

12. Waar onze gegevens vandaan komen

Wij verwerken alleen gegevens die u zelf aan ons verstrekt: via het formulier, per e-mail of telefonisch. Wij kopen geen adresbestanden en halen geen gegevens bij derden op.

13. Cookies

Deze website plaatst geen cookies en gebruikt geen analytics- of trackingsoftware. Daarom vragen wij u ook niet om toestemming en ziet u geen cookiebanner. Wij slaan ook niets op in de lokale opslag van uw browser.

Wat wel gebeurt: uw browser haalt lettertypen en pictogrammen op bij externe partijen (zie §4 en §5). Dat zijn geen cookies, maar uw IP-adres gaat daarbij wel naar die partijen. Deze alinea vervalt zodra die bestanden vanaf onze eigen server geladen worden (taken G4-01 en G4-02).

Gaan wij in de toekomst wél meten of adverteren, dan passen wij deze verklaring aan en vragen wij u vooraf om toestemming waar dat verplicht is.

14. Hoe wij uw gegevens beveiligen

De website is uitsluitend bereikbaar via een beveiligde verbinding (HTTPS), zodat wat u invult versleuteld verstuurd wordt.
De e-mail met uw aanvraag komt terecht in een postvak van AMEZ. Alleen medewerkers die uw aanvraag behandelen hebben daar toegang toe.
De e-mail wordt verstuurd over een beveiligde SMTP-verbinding met onze e-mailprovider.
Met leveranciers die voor ons gegevens verwerken sluiten wij verwerkersovereenkomsten (zie §4).
[[AANLEVEREN: overige technische en organisatorische maatregelen die AMEZ feitelijk treft — bijvoorbeeld tweefactorauthenticatie op de mailbox, wachtwoordbeleid, wie toegang heeft. Alleen opschrijven wat er echt is]]

Vermoedt u een beveiligingsprobleem of een datalek? Meld het via [[AANLEVEREN: contactadres voor privacyverzoeken]]. Wij pakken zo'n melding met voorrang op.

15. Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de website verandert of als de wet daartoe aanleiding geeft. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging en het versienummer. Bij ingrijpende wijzigingen laten wij dat weten aan de klanten met wie wij een lopende overeenkomst hebben.

Versie [[AANLEVEREN: versienummer]] · [[AANLEVEREN: datum van publicatie]] · AMEZ B.V., Schipholweg 103, 2316 XC Leiden · KvK 94185921

Vragen over deze tekst?

Bel 06 87 59 60 32 of mail informatie@amez-bv.com. Een afspraak inplannen kan via het formulier op de website.

Afspraak maken